6 Tools, mit denen wachsende Unternehmen ihre ERP-Investition effektiver nutzen
Viele Unternehmen führen ein ERP-System ein, verwenden es anschließend jedoch überwiegend als digitale Buchhaltungslösung. Weitergehende Möglichkeiten wie die abteilungsübergreifende Nutzung von Daten, die Automatisierung von Abläufen und fundiertere Entscheidungen auf Basis besserer Informationen bleiben dadurch oft ungenutzt. Das System ist zwar vorhanden, doch sein gesamtes Potenzial wird nicht ausgeschöpft.
Ob ein ERP lediglich als Buchhaltungswerkzeug eingesetzt wird oder als strategischer Datenkern des Unternehmens dient, hängt in vielen Fällen weniger vom System selbst ab als von den angebundenen Plattformen und davon, wie konsequent Daten aus verschiedenen Geschäftsbereichen integriert werden. Die folgenden sechs Tools können dazu beitragen, den Nutzen der ERP-Investition umfassender zu erschließen.
1. Sage ERP: Zentrale Informationsbasis für wachsende Unternehmen
Mit Sage 100 und Sage X3 bietet Sage ERP-Lösungen, die speziell auf die Anforderungen wachsender mittelständischer Unternehmen zugeschnitten sind. Beide Systeme verfügen über eine offene Architektur, die es ermöglicht, externe Anwendungen anzubinden und Daten aus unterschiedlichen Unternehmensbereichen in einer gemeinsamen, laufend aktualisierten Datenbasis zusammenzuführen.
Unternehmen, die Sage ERP als zentralen Datenkern einsetzen und konsequent mit weiteren Systemen verbinden, berichten von deutlich kürzeren Abschlusszeiten, einer höheren Qualität bei der Planung und einer Finance-Funktion, die durch die Automatisierung manueller Datenarbeit mehr Zeit für wertschöpfende Tätigkeiten gewinnt.
Weshalb das relevant ist: Ein ERP kann seinen vollständigen Nutzen erst dann entfalten, wenn es als zentraler Datenkern fungiert, auf den andere Systeme zugreifen und in den sämtliche relevanten Informationen einfließen.
2. Asana: Projektsteuerung und operative Abstimmung
In wachsenden Unternehmen nimmt projektorientierte Arbeit häufig zu, beispielsweise in der Produktentwicklung, im Kundengeschäft oder bei internen Initiativen. Werden Projektinformationen und Finanzdaten in getrennten Systemen verwaltet, lässt sich eine präzise Projektkostenrechnung nur schwer umsetzen. Asana unterstützt eine strukturierte Planung und Nachverfolgung von Projekten und kann über Schnittstellen mit dem ERP verbunden werden.
Wenn Projektkosten und Ressourceneinsatz in Echtzeit in das Finanzsystem übertragen werden, können Unternehmen die tatsächliche Rentabilität einzelner Projekte besser beurteilen und fundiertere Entscheidungen über Prioritäten sowie die Verteilung von Ressourcen treffen.
Weshalb das relevant ist: Projektorientierte Unternehmen können bessere Entscheidungen zu Preisgestaltung, Ressourceneinsatz und Projektauswahl treffen, wenn ihre Projektkostenrechnung direkt mit dem ERP verknüpft ist.
3. Vanta: Automatisierte Compliance und Datensicherheit
Mit zunehmendem Wachstum werden Unternehmen häufiger mit Compliance-Anforderungen konfrontiert, die bei kleineren Organisationen zuvor noch keine Rolle gespielt haben. Enterprise-Kunden fordern Nachweise zur Informationssicherheit, Investoren erwarten dokumentierte Kontrollen, und bestimmte Märkte setzen Zertifizierungen voraus. Vanta automatisiert die Einführung und fortlaufende Überwachung von Sicherheitsstandards und stellt revisionssichere Nachweise bereit.
Für Finance-Teams, die an Audits und Due-Diligence-Prozessen beteiligt sind, bedeutet eine proaktiv aufgebaute Compliance-Infrastruktur, dass Anfragen beantwortet werden können, ohne dafür zunächst wochenlange Recherchen durchführen zu müssen.
Weshalb das relevant ist: Ein vorausschauendes Compliance-Management schützt das Unternehmen vor Risiken und beseitigt gleichzeitig ein häufiges Hindernis beim Aufbau neuer, wertvoller Geschäftsbeziehungen.
4. Salesforce: CRM-Verknüpfung und Umsatzinformationen
Wenn Vertrieb und Finance mit unterschiedlichen Datengrundlagen arbeiten, können Prognosefehler entstehen, die sich auf weitere Planungsprozesse auswirken. Durch die Verbindung von Salesforce mit Sage ERP werden im CRM entstandene Aufträge automatisch als kommittierte Umsätze im ERP dargestellt. Umsatzforecasts stützen sich damit auf aktuelle Pipeline-Daten und historische Abschlussraten anstelle von Schätzungen.
Die Finance-Abteilung erhält jederzeit einen vollständigen Überblick über die Umsatzpipeline und kann Ressourcenplanung, Liquiditätsmanagement sowie strategische Investitionen auf einer deutlich verlässlicheren Datenbasis planen.
Weshalb das relevant ist: Die Integration von CRM- und ERP-Daten erhöht die Genauigkeit von Umsatzprognosen und ermöglicht eine engere Abstimmung zwischen kommerzieller und finanzieller Planung.
5. Workato: Integrationsplattform für automatisierte Datenströme
Mit wachsender Unternehmensgröße steigt in der Regel auch die Anzahl der eingesetzten Systeme. Dadurch wird es anspruchsvoller, diese Anwendungen zuverlässig miteinander zu verbinden. Workato ist eine Integrationsplattform, über die automatisierte Datenflüsse zwischen Sage ERP und allen anderen Unternehmenssystemen aufgebaut und verwaltet werden können, ohne dass umfangreiche Individualentwicklungen erforderlich sind.
Wenn Ereignisse aus den verschiedenen Systemen automatisch im ERP abgebildet werden und Informationen ebenso in die Gegenrichtung fließen, entsteht eine zusammenhängende digitale Infrastruktur. Das Finance-Team kann dadurch kontinuierlich mit vollständigen und aktuellen Daten arbeiten.
Weshalb das relevant ist: Sauber aufgebaute und automatisierte Integrationen verbinden einzelne leistungsfähige Plattformen zu einer einheitlichen und effizient arbeitenden digitalen Unternehmensumgebung.
6. Personio: HR-Verwaltung und Management der Personalkosten
Personalkosten stellen in wachsenden Unternehmen die größte Kostenposition dar und sind gleichzeitig häufig nur eingeschränkt in Echtzeit sichtbar. Personio verbindet HR-Management und Lohnabrechnung mit Sage ERP, sodass Veränderungen beim Personal unmittelbar in die Finanzplanung einfließen können.
Wird eine neue Stelle besetzt, kann der damit verbundene Kostenbeitrag direkt im ERP berücksichtigt werden. Bei Gehaltsanpassungen aktualisiert sich die Planung der Personalkosten automatisch. Dadurch arbeitet das Finance-Team jederzeit mit einem aktuellen Bild der wichtigsten Kostentreiber im Unternehmen.
Weshalb das relevant ist: Aktuelle Personalkostendaten im ERP schaffen die Grundlage für präzise Budgets, zuverlässige Forecasts sowie fundierte Entscheidungen zu Wachstum und Personalplanung.
Häufig gestellte Fragen
Woran sollte sich die Reihenfolge beim Aufbau von Integrationen orientieren?
Ein sinnvoller Ausgangspunkt liegt meist dort, wo besonders viel manueller Aufwand für die Übertragung von Daten zwischen verschiedenen Systemen entsteht oder veraltete Informationen regelmäßig zu häufigen und folgenreichen Fehlern in der Planung führen. Für die meisten wachsenden Unternehmen betrifft dies entweder die Verbindung zwischen CRM und ERP oder zwischen HR und ERP. Diese beiden Integrationen liefern in der Regel besonders schnell einen klar erkennbaren Mehrwert.
Wie kann eine einheitliche Datenqualität über alle angebundenen Systeme hinweg gewährleistet werden?
Die Qualität der Informationen im gesamten Systemverbund hängt wesentlich von der Qualität der Stammdaten im ERP ab. Sind Kundenstammdaten, Kostenstellen und Produktinformationen dort zuverlässig gepflegt, können die Integrationen diesen Qualitätsstandard auf die verbundenen Systeme übertragen. Regelmäßige Stammdatenpflege sowie klar geregelte Zuständigkeiten für die Datenhoheit in den einzelnen Bereichen sind deshalb wichtige organisatorische Voraussetzungen.
Welcher Return on Investment ist bei Investitionen in ERP-Integrationen typischerweise zu erwarten?
Messbare Rückflüsse entstehen vor allem aus drei Quellen: einem geringeren manuellen Aufwand für Datenübertragungen, einer besseren Planungsqualität durch aktuellere und vollständigere Informationen sowie schnelleren operativen Abläufen durch automatisierte Systemkommunikation. Unternehmen, die diese Effekte messen, berichten typischerweise von einer Amortisation ihrer Integrationsinfrastruktur innerhalb von sechs bis achtzehn Monaten.
Wird für den Aufbau von Workato-Integrationen eine eigene IT-Abteilung benötigt?
Nein. Workato ist ausdrücklich dafür ausgelegt, von Business-Analysten und Finance-Fachleuten konfiguriert zu werden, ohne Programmierkenntnisse vorauszusetzen. Bei komplexeren Integrationen kann die Unterstützung eines erfahrenen Partners sinnvoll sein. Der laufende Betrieb und die Pflege der Integrationen lassen sich jedoch in der Regel intern durch das Finance- oder Operations-Team übernehmen.
Welche Folgen hat eine bessere ERP-Integration für die Zusammenarbeit zwischen Finance und anderen Abteilungen?
Die Zusammenarbeit kann dadurch dauerhaft verbessert werden. Wenn Finance-Teams nicht mehr als manuelle Schnittstelle für die Datenübertragung zwischen verschiedenen Systemen dienen müssen, bleibt ihnen mehr Zeit für inhaltliche Abstimmungen mit operativen Teams über Budgets, Abweichungen und strategische Planungen. Gleichzeitig übernehmen operative Teams dank besser verfügbarer Daten mehr Verantwortung für ihre jeweiligen Kostenbereiche, wodurch eine Zusammenarbeit auf Augenhöhe unterstützt wird.